Relatórios e dashboards no ClickUp: como montar um painel que entrega valor sem virar um projeto

Resposta curta: o relatório da diretoria deve sair de um Dashboard ligado ao ClickUp que o time já usa, e não de uma planilha montada no fim do mês. São cinco movimentos: escrever as perguntas que a diretoria faz, arrumar o dado na origem (status, responsável, data e campos), escolher um card pra cada pergunta, filtrar pra mostrar só o que importa e entregar o painel num lugar fixo ou por e-mail, em PDF, num dia marcado. Os Dashboards existem em todos os planos. Os cards de gráfico e de cálculo ficam do Business pra cima, e os cards de IA gastam créditos de IA. Pra uma dúvida pontual, o Brain responde por voz no celular, sem painel nenhum.

Quando o relatório da diretoria dá trabalho demais

O problema costuma estar no jeito de reportar. Os sinais são estes:

• Alguém passa os últimos dias do mês copiando números de várias fontes pra uma planilha ou pra uma apresentação;

• O número da reunião da diretoria não bate com o que o gestor da área viu na semana;

• A diretoria pede "só mais um filtro" e o relatório refeito leva outro dia, quando o assunto já esfriou e as prioridades mudaram;

• Ninguém sabe dizer de qual tarefa saiu um número;

• O relatório chega na reunião, e a decisão só acontece na reunião seguinte.

Quando isso acontece, o relatório virou um trabalho à parte, em vez de um retrato do trabalho que já está no ClickUp.

O que o ClickUp oferece pra reportar

Antes do passo a passo, o básico:

• Dashboard é uma tela de cards que transforma dados das tarefas em números, gráficos e listas. Cada card puxa de um ou mais locais do workspace (espaços, pastas, listas).

• Dá pra criar de três jeitos: dentro da hierarquia (em um espaço, pasta ou lista), como visão (a visão de Dashboard, ao lado das listas do time) ou direto na área de Dashboards do menu lateral, que reúne todos. Quem cria é membro ou administrador. Convidados não criam.

• Dá pra começar de um modelo ou do zero. Os modelos são: simples, central do time com IA, central pessoal com IA, controle de horas, gestão de projetos e relatório de sprint. Os de controle de horas e de gestão de projetos são do Business pra cima, e o de relatório de sprint só funciona em lista de sprint.

• O dado atualiza sozinho de 30 em 30 minutos quando a atualização automática está ligada (a opção é por Dashboard), e o botão de atualizar força na hora. Os cards de IA não atualizam junto: são rodados de novo à mão.

• Existe um teto: 100 cards por Dashboard e 500 linhas de cards. Um painel de diretoria usa bem menos que isso.

Passo a passo

1. Comece pelas perguntas, não pelos cards

Escreva de cinco a oito perguntas que a diretoria faz toda vez. Por exemplo:

• O que está atrasado, e com quem;

• Quanto do que foi prometido pro mês já foi entregue;

• Quais projetos estão no prazo;

• Onde o time está sobrecarregado;

• Quantas horas foram pra cada cliente;

• Como andam as metas do trimestre.

Cada pergunta vira um card. Pergunta que o ClickUp ainda não consegue responder vira uma tarefa de arrumar o dado, e não um card vazio.

2. Arrume o dado na origem

O card só mostra o que está nas tarefas. Antes de montar o painel:

• Padronize os status. Os cards mostram todos os status do workspace, inclusive os de outras áreas. Status solto polui o gráfico.

• Responsável e data de entrega em toda tarefa que entra no relatório. Tarefa sem responsável nem data não aparece onde a diretoria olha.

• Crie campos personalizados pro que a diretoria mede (valor, cliente, tipo de entrega), em formato de número, dinheiro ou lista, e não em texto livre. O card de cálculo soma, conta e tira média, mediana, mínimo, máximo e faixa de campo personalizado (fórmulas incluídas), de pontos de sprint, de contagem de tarefas, de estimativa e de tempo registrado.

• Confira as permissões. O Dashboard só mostra as tarefas que quem está olhando pode ver. Se a diretoria enxerga menos que a gerência, os dois veem números diferentes. Dê acesso aos locais que alimentam o painel ou entregue o painel em PDF (passo 7).

Esse passo é o mais trabalhoso e o que mais pesa. É o mesmo raciocínio de O que é arquitetura de processos?: o painel fica tão bom quanto o processo que alimenta ele.

3. Crie o Dashboard no lugar certo

• Painel de uma área: crie como visão de Dashboard dentro do espaço, da pasta ou da lista do time. Por padrão ele puxa o dado do local onde está, e o time encontra o painel ao lado do trabalho.

• Painel da diretoria, que cruza áreas: crie pela área de Dashboards do menu lateral e escolha o local de cada card. Por padrão ele só aparece ali, mas dá pra colocar numa pasta depois.

• Visão protegida: na visão de Dashboard, a opção de proteger a visão trava o layout contra edição acidental. Vale pro painel que a diretoria abre toda semana.

4. Um card pra cada pergunta

Um painel de diretoria cabe numa tela: um número grande no topo (o cálculo), dois ou três gráficos de tendência e uma lista do que está fora do prazo. O que a diretoria não pergunta fica no painel do time.

5. Filtre

Há dois níveis de filtro, e dá pra usar os dois juntos:

• Filtro do Dashboard vale pra todos os cards compatíveis de uma vez. Dá pra filtrar por local, responsável, status, quem criou, datas e outros campos. É o jeito de ter o mesmo painel recortado por área ou por cliente.

• Filtro do card vale só pra aquele card. Exemplo: um card de cálculo que conta só as tarefas em andamento do local que o filtro do Dashboard já recortou.

Em qualquer um dos dois, o filtro pode ser misto: dá pra combinar critérios de campos diferentes com E e OU, em grupos. Exemplo: tarefas urgentes e atrasadas, ou com entrega nesta semana.

6. Deixe a diretoria chegar no detalhe

Em gráficos de barra, pizza e bateria, no cálculo e na lista de tarefas, clicar num ponto abre a lista das tarefas que formam aquele número. Dá pra agrupar, buscar e atualizar as tarefas ali mesmo, como em qualquer lista.

É a resposta pra "de onde saiu esse número?", e é por ela que a diretoria passa a confiar no painel. Uma ressalva: nos cards ao longo do tempo, a lista mostra só o nome, o responsável e a prioridade, com o nome atual da tarefa. E as colunas que você adiciona nessa lista só aparecem pra você, naquela sessão.

7. Entregue sem refazer

• Compartilhar: dá pra compartilhar o Dashboard com o workspace inteiro ou com pessoas. Compartilhar com times só vale do Business Plus pra cima. O Dashboard herda as permissões dos locais: quem não tem acesso à lista não vê as tarefas dela.

• Quem está fora do workspace: o Dashboard não é compartilhado com ele. O convidado entra com acesso só de visualização e só vê os cards dos locais a que tem acesso. Pra quem não deve entrar, salve o Dashboard como PDF (pela opção de exportar a visão).

• Relatório agendado: o ClickUp envia por e-mail uma cópia em PDF do Dashboard, no dia, na hora e no fuso que você escolher, pra um ou mais endereços (com cópia e cópia oculta), e você define quando a rotina termina. Ele funciona como uma automação: o gatilho é a data, e a ação é enviar o e-mail. O ClickUp está liberando o recurso aos poucos pra todos os workspaces, então, se a opção de agendar o relatório ainda não aparece no seu, é isso.

• Celular: a maioria dos cards abre no aplicativo. Ficam de fora os cards de relatório de concluídas, de trabalho feito e de pontos do workspace.

• Exportar os dados: cards como barra, pizza, linha, status ao longo do tempo e os de tempo registrado exportam em PDF, PNG, JPEG, SVG ou CSV.

8. Combine uma rotina

Painel que ninguém abre vira enfeite. Três acordos bastam:

• Um dono, que confere toda semana se o dado está alimentado (tarefa sem responsável, sem data ou sem campo) antes de a diretoria olhar. Uma lista de tarefas filtrada por "sem responsável" no painel do time faz essa conferência sozinha;

• Um dia fixo de leitura, de preferência o da reunião de resultado, que abre pelo painel, e não por uma apresentação;

• Uma regra pra mudança: se a diretoria pede um número novo, ele entra no painel e o relatório paralelo some.

Pra sustentar isso depois que o painel está no ar, veja O que acontece depois da implementação.

Pra dúvida rápida, nem precisa de painel

Nem toda pergunta merece um painel. O gestor que só quer saber "o que está atrasado no time de vendas?" pode abrir o aplicativo do ClickUp no celular, tocar no botão do Brain, falar a pergunta e ler a resposta. O ditado por voz transcreve o que foi dito e envia sozinho, e o Brain responde com o contexto do workspace. É a consulta pontual no lugar do painel, no meio do dia, sem abrir Dashboard nenhum.

O que vale saber:

• O botão do Brain aparece em várias telas do aplicativo, inclusive na de Dashboards;

• O ditado por voz tem uma franquia mensal de palavras por plano e não gasta créditos de IA;

• A IA completa vem no plano do Business pra cima;

• O Brain responde a partir do que está no workspace, então vale o passo 2. Pra decisão importante, confira a resposta na tarefa ou no card.

A regra de bolso: pergunta que volta toda semana merece um painel. Pergunta que aparece uma vez, o Brain resolve.

Onde entra a IA

Os cards de IA dos Dashboards são: o do Brain, com a pergunta que você escrever; o resumo diário do time; a atualização do time; o resumo executivo; e a atualização de projeto. O resumo executivo escreve a saúde e o status de um departamento, de um time ou de projetos, a partir de um local que você escolhe, e a atualização de projeto faz um resumo do andamento de um projeto. Os modelos central do time com IA e central pessoal com IA já vêm com esses cards.

O que vale saber:

• Os cards de IA gastam créditos de IA, e a IA completa vem no plano do Business pra cima;

• O botão de atualizar do Dashboard não roda o card de IA de novo: use a opção de rodar a IA de novo no próprio card;

• Use o resumo como abertura do painel e confira com os números dos cards. A IA resume o que está nas tarefas, então o resumo é tão bom quanto o dado do passo 2.

Como a gente vê isso na P3rformar

• Um ponto único com os indicadores: no case do Group Link One, o projeto de maior destaque foi uma home centralizada no ClickUp, o Portal da Group Link One, com os principais indicadores, os dashboards e os atalhos da operação, ao lado de dashboards táticos e estratégicos.

• Painel no lugar da cobrança: num cliente de tecnologia, um dashboard com a sprint ativa, quem está em quê e o que está travado fez a daily cair de 40 para 12 minutos em três semanas. A história está em Gestão que escala, ep. 2. Os cards de sprint estão em Planejamento de sprints no ClickUp.

• Dado que o cliente já tinha: nos contratos que a P3rformar fechou em que "relatórios personalizados" era uma das dores, mais da metade já usava ou já tinha usado o ClickUp. A ferramenta de fora mais comum era a planilha, seguida do Trello e do Monday. A dor quase nunca vinha sozinha: aparecia junto com gestão de tarefas e gestão de projetos. O relatório era a ponta de um problema de organização das tarefas, e por isso o passo 2 vem antes do painel. Quem ainda roda em planilha encontra o outro lado dessa conta em ClickUp vs Planilha.

Perguntas frequentes

O ClickUp tem Dashboards em todos os planos?

Tem. O que muda é o que dá pra pôr neles: o plano grátis tem um conjunto pequeno de cards, entre eles os de IA, os cards de contagem, de responsável, de portfólio, de metas e de tempo ficam fora dele, e os de gráfico e de cálculo (barra, pizza, linha, bateria, cálculo, relatório de tempo faturável e folha de horas) são do Business pra cima. Os planos também têm limites de uso, e a central do ClickUp ainda usa os nomes antigos de plano: confira a sua cota no workspace.

Dá pra receber o Dashboard por e-mail todo dia ou toda semana?

Dá, com o relatório agendado: o ClickUp manda uma cópia em PDF no dia e na hora que você escolher. Ele está sendo liberado aos poucos pra todos os workspaces. Nos planos de entrada, a central fala em 40 envios no total, que não zeram, e do Business Plus pra cima o número é ilimitado. O relatório agendado também conta como automação ativa.

Dá pra mostrar o Dashboard pra quem não é do workspace?

Não por link: o Dashboard não é compartilhado com quem está fora. O convidado vê o que o convite dele alcança, só pra leitura. Pra mandar a quem não deve entrar, use o PDF.

Por que o número do meu Dashboard não bate com o de outra pessoa?

As duas causas mais comuns são permissão e atualização. O Dashboard só mostra tarefas que quem está olhando pode ver, e o dado só muda depois da atualização. Se as permissões forem as mesmas, atualize o Dashboard e compare de novo.

Dá pra exportar pro Excel?

Dá, de dois jeitos. Os cards de barra, pizza, linha e de tempo registrado exportam em CSV, e as visões de lista e de tabela exportam em CSV ou Excel. O Dashboard inteiro sai em PDF. Quem exporta precisa de permissão de edição no local, e os planos de entrada têm limite de visões exportadas. Com o painel bem montado, a planilha deixa de ser o destino do número.

Até onde dá pra olhar o histórico?

Os cards ao longo do tempo mostram dados desde agosto de 2020. Eles usam o histórico das tarefas, então mostram as tarefas como estavam em cada data.

Quantos cards eu devo ter?

O ClickUp aceita até 100 por Dashboard. Pra diretoria, seis a dez costumam bastar: se o painel pede rolagem, ele já virou o painel do time.

Dá pra perguntar ao Brain em vez de abrir um Dashboard?

Dá, pra uma dúvida pontual. No aplicativo do ClickUp, o botão do Brain aceita a pergunta por voz e responde com o contexto do workspace. Pra o que o time consulta toda semana, o Dashboard continua sendo o caminho, porque mostra sempre os mesmos números. A IA completa vem no plano do Business pra cima.

Dá pra ver o Dashboard no celular?

Dá. O aplicativo abre a maioria dos cards, atualiza com o gesto de puxar a tela e respeita os filtros do Dashboard.

Quem pode criar um Dashboard?

Membros e administradores criam Dashboards e adicionam cards. Convidados só veem os Dashboards que foram compartilhados com eles.

O seu relatório dá trabalho demais?

A P3rformar é parceira Diamond do ClickUp e trabalha só com ClickUp. No diagnóstico gratuito, a gente passa 1h ao vivo com você olhando o workspace: de onde nasce hoje o número que a diretoria vê, que dado falta nas tarefas e qual painel montar primeiro.

Toda licença nova contratada com a P3rformar vem com acompanhamento contínuo: canal em português com resposta em até 2 horas úteis garantida em contrato, reunião e relatório mensais e o Akad3mos, nossa plataforma de cursos de ClickUp, pra todo o time. E, se o problema está no processo que alimenta o painel, a Gestão de Mudança resolve em 6 meses numa área ou em 12 meses na empresa toda.